Anfrage §27 Kleinert, Wiegmann, Kopetsch | Whistleblower

Eineinhalb Jahre Whistleblower Schutz in den Bezirksämtern – Wie ist der Stand?

[Die Anfrage nach §27 wird wie folgt beantwortet:]

[Antworten der Verwaltung kursiv und in eckigen Klammern]

Sachverhalt:

Am 17. Dezember 2021 ist die zentrale Meldestelle bezirkliches Risikomanagement für Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber beim Bezirksamt Nord in Betrieb genommen worden.
Die Meldestelle ist die Umsetzung der EU „Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“. Die Stelle soll missbrauchsresistente Verwaltungsaufgaben für die Bezirksverwaltung vorantreiben und auch für Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber bei rechtswidrigen Verhalten oder Machtmissbrauch durch Einzelne eine interne Anlaufstelle sein.

Vor diesem Hintergrund fragen wir das zuständige Bezirksamt Hamburg-Nord:

Einleitung für die Antwort:

[Die interne Meldestelle der Bezirksämter, die gemäß Hinweisgeberschutzgesetz eingerichtet wurde (Whistleblower-Meldestelle), ist für alle Bezirksämter am 17. Dezember 2021 in Betrieb genommen worden. Sie ist organisatorisch der damals bereits vorhandenen Einheit des Bezirk- lichen Risikomanagements angebunden worden.]

1. Wie viele Personalstellen hat die zentrale Meldestelle bezirkliches Risikomanagement?

[Die Organisationseinheit des Bezirklichen Risikomanagements, die auch die Aufgaben der in- ternen Meldestelle der Bezirksämter innehat, umfasst 1,5 VZÄ.]

2. Wie viele Stellen hat die zentrale Meldestelle bezirkliches Risikomanagement seit wann besetzt?

[1 Stelle (in VZÄ) besetzt seit 01.05.2019.
0,5 Stelle (in VZÄ) besetzt seit 15.01.2020.]

3. Wie viele Hinweise hat die zentrale Meldestelle bezirkliches Risikomanagement seit der Inbetriebnahme bekommen?

[Es gab bislang keine Hinweise an die zentrale Meldestelle (Whistleblower-Meldestelle) gemäß Hinweisgeberschutzgesetz.]

4. Wie viele Personen haben Hinweise an die zentrale Meldestelle bezirkliches Risikomanagement gegeben?

[Entfällt]

5. Wie viele interne Untersuchungen (Verfahren) gab es seit der Inbetriebnahme?

[Entfällt]

6. Wie viele Verfahren hat man abgegeben?

[Entfällt]

7. Wie viele Verfahren sind abgeschlossen?

[Entfällt]

8. Gab es außer der Veröffentlichung auf dem Intranet-Sharepoint weitere Werbemaßnahmen für die zentrale Meldestelle?

[Es wird zusätzlich regelmäßig in Schulungsveranstaltungen und Beratungsgesprächen auf die zentrale Meldestelle (Whistleblower-Meldestelle) gemäß Hinweisgeberschutzgesetz hingewie- sen.]

9. Gibt es eine öffentliche Internetseite der Zentralstelle?

[Das Bezirksamt Hamburg-Nord hat keine separate Internetseite zum Hinweisgeberschutz/zur internen Meldestelle erstellt. Interne Meldestellen der FHH sind nur für Meldungen von FHH- Beschäftigten zuständig. Es bietet aber das Dezernat Interne Ermittlungen zentral in Hamburg über eine öffentliche Internetseite die Möglichkeit zur anonymen Hinweisabgabe auch im Kon- text Hinweisgeberschutz (Whistleblowerschutz).]

10. Ist die Zentralstelle über verschlüsselte E-Mails erreichbar und wenn ja, wie findet man den PGP Key?

[Das Bezirksamt Hamburg-Nord hat gesicherte Meldewege für die Interne Meldestelle eingerich- tet. Das E-Mail-Funktionspostfach ist so eingerichtet, dass nur die mit den Aufgaben der Inter- nen Meldestelle betrauten Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Insoweit erfolgt der Mailverkehr über ein zugriffsgesichertes und ausschließlich für die Verwendung der Internen Meldestelle eingerichtetes E-Mailkonto.]

- Gibt es Möglichkeiten, anonym Hinweise zu geben, wenn ja, welche?

[Die Interne Meldestelle geht auch anonymen Meldungen nach. Das Bezirksamt Hamburg-Nord hat dafür gesicherte Meldewege für die Interne Meldestelle eingerichtet.
Meldekanäle sind:

• ein E-Mail-Funktionspostfach
• ein Postbriefzugang
• eine telefonische Erreichbarkeit und
• die Möglichkeit eines persönlichen Erscheinens und Ansprechens der Internen Meldestelle.
  
  Die Meldekanäle sind so gestaltet, dass nur die mit den Aufgaben der Internen Meldestelle be- trauten Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.]

- Mit welchen weiteren Aufgaben des bezirklichen Risikomanagements ist die zentrale Meldestelle betraut? (Stellenbeschreibung)

[Die Aufgaben des Bezirklichen Risikomanagements lassen sich wie folgt zusammenfassen:
Korruptionsprävention, Risikomanagement und Hinweisgeberschutz in der Bezirksverwaltung mit den Aufgabenschwerpunkten

Datenerhebung

• Mitwirkung an der Risikoanalyse zur systematischen Erfassung, Bewertung und Überwa- chung von Korruptionsrisiken in der Bezirksverwaltung
• Mitwirkung an der Analyse und Risikobetrachtung im Zusammenhang mit bestehenden Ver- waltungsablaufen und Strukturen auf Gefahren des Missbrauchs und der Begünstigung von Korruption hin
• Durchführung von Interviews und Gesprächen mit den federführenden Fachamtsleitungen für ein einheitliches und bedarfsgerechtes Vorgehen sowie zur Risikoselbsteinschätzung der unmittelbar verantwortlichen operativen Leitungen für die Fachbereiche
• Erstellung von Statistiken
• Erfassung, Bewertung und Überwachung von Korruptionsrisiken in der Bezirksverwaltung
• Koordination von Bezirksangelegenheiten im Risikomanagement, überbehördliche Zusammenarbeit
• inhaltliche und formale Vorbereitung von Beschlussvorlagen auf den Gebieten Korruptionsprävention und Risikomanagement sowie Hinweisgeberschutz

Maßnahmen

• Einführung und Fortentwicklung von Standardprozessen zur Korruptionsprävention
• Schaffung und Fortentwicklung von missbrauchsresistenten Verwaltungsabläufen für die Bezirksverwaltung
• Erarbeitung präventiver Handlungsmuster und Handlungsempfehlungen
• Überprüfung und ggf. Anpassung von Compliance-Regelwerken
• Erstellung von Formularen und Intranet-Seiten
• Durchführung von lnformationsveranstaltungen und Schulungen

Controlling

• Fortentwicklung und Optimierung von innerbehördlichen Kontroll- und Steuerungsmechanismen
• Erstellung von Statistiken
• Koordination und Überwachung der Umsetzung von Korruptionspräventionsmaßnahmen
• Einführung und Entwicklung eines Reporting-Systems

Beratung

• Entwicklung struktureller Vorgaben und Klärung rechtlicher Fragen für eine geeignete Kommunikation
• Beratung der Dienststellen sowie Beratung und Betreuung der Mitarbeiter:innen zum Thema 
• Korruptionsprävention
• Beratung und Unterstützung der Führungskräfte in Fragen mit Korruptionsrelevanz
• Mitwirkung an der ämterübergreifenden Konsensbildung bei Zielkonflikten und -abweichungen

Hinweisgeberschutz

• administrative Umsetzung der internen Meldestelle für ein gesichertes Meldeverfahren mit gesicherten Meldewegen und gesicherter Dokumentation
• Prüfung der Zuständigkeit der Internen Meldestelle für die Nachverfolgung eines Hinweises
• Fallbearbeitung: Eingangsbestätigung, Protokollierung, Kontakthalten mit hinweisgebender Person, Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung, Ersuchen an hinweisgebende Person um weitere Informationen
• angemessene Folgemaßnahmen: interne Untersuchungen, ggf. Abgabe des Verfahrens (an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen)
• Abschluss des Verfahrens: Rückmeldung an hinweisgebende Person, Dokumentation im Ver- fahren]

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